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Te enseñamos a preparar y gestionar una reunión comercial para que termine de forma exitosa.

Dar una primera buena impresión en una reunión comercial elevará tus probabilidades de captar un nuevo prospecto. Para lograr el éxito en la misma, te sugerimos los siguientes pasos:

Paso 1: agenda una reunión

Para agendar una primera reunión, toma en cuenta tu disponibilidad y no la de tu cliente, ya que tu prospecto, puede indicarte un día lejano para la cita y el objetivo es que esta se realice a corto plazo. Podrías preguntar por ejemplo ¿Qué te parece el día jueves 3? ¿Tendrás disponibilidad?
Si la reunión no es en tu oficina, te recomendamos previamente revisar la ubicación de tu prospecto, de esta manera, podrás saber el tiempo que te tomará llegar hasta él.Y si fuera en tu oficina, realiza el recordatorio respectivo a tu cliente, un día antes, ya sea por email o por whatsapp, enviándole el enlace de tu ubicación. Este simple hecho puede ayudar a subir la tasa de cumplimiento de las citas. 
Para ese día, recuerda que tu sala de reunión debe estar limpia y ordenada y tener a disposición vasos de agua o tazas de café o infusiones.

Paso 2: investigación previa

Investiga a tu cliente o prospecto. Indaga acerca de la empresa, su historia, actividades, servicios, etc., de igual manera, conoce acerca de la persona con la que vas a sostener la reunión, revisa su linkedin e incluso puedes tener en cuenta su Facebook e Instagram, ya que estos te darán una mejor noción de cómo abordar a tu prospecto y romper el hielo con el mismo.

Paso 3: prepara todo el día de la reunión

Inicia temprano todas tus actividades a fin de que puedas asistir de manera puntual a tu reunión. Considera el Outfit adecuado, dependiendo el giro de tu empresa, lo importante es que te sientas seguro, cómodo y confiado y que puedas proyectarlo.
Llega 5 minutos antes al lugar de reunión a fin de que tengas tiempo de dar un repaso a tu investigación y; considera el mismo tiempo, si la reunión se realiza en una empresa grande, ya que primero debes identificarte en recepción y posteriormente ellos, anunciarte.
Lo que parece un pequeño detalle, pero es muy importante es lavarse previamente las manos o usar un gel antibacterial, ya que emplear unas manos sucias o con sudor al saludar, es muy desagradable para quien nos recepciona y genera una mala impresión.
De igual manera, recuerda tener a la mano, un par de tus tarjetas de presentación, las mismas que emplearás durante el saludo, evitando la espera de sacarlo aún del tarjetero.Evita el mal aliento, coma una menta o chicle antes de la reunión y finalmente, revisa tu agenda y recuerda el nombre completo de la persona con la cual te vas a entrevistar.

Paso 4: romper el hielo y la primera impresión

Al ingresar a la oficina de tu cliente, salúdalo por su nombre, en una comunicación de tú a tú.Busca similitudes con tu prospecto, empatiza con el mismo, date cuenta de todo lo que está en los alrededores de su oficina e intenta romper el hielo recordando también la indagación previa realizada; comienza con algún comentario al aire, como, por ejemplo, hablar acerca de un viaje o un gusto que sabes que tiene tu prospecto. Aunque no parezca muy relacionado, establecer este tipo de conversación previa es muy efectiva.
Pon énfasis en conocer cuál es la problemática de tu cliente para venderle soluciones no productos o servicios. Interesémonos por su experiencia con proveedores anteriores a fin de absolver sus dudas y centrarnos en lo que les interesa.

Paso 5: cómo llevar la presentación

Te recomendamos tener siempre una presentación lista y en primera pantalla apenas abres tu laptop, esto te hará ver muy preparado y profesional. Que tu presentación esté bien diseñada con una historia lógica que dirija al espectador a una sola idea. Enfócate en temas de interés del prospecto o problemas inmediatos y al exponer evita sonar como un robot, recuerda que estás exponiendo una solución. 

Paso 6: documentar y cumplir compromisos

Recuerda tomar nota en todo momento. Cada detalle cuenta y es útil para enviar una propuesta atractiva ya que sabrás en que temas hacer énfasis y cuáles no tocar por su trivialidad. Concentra toda tu información en un CRM o Base de datos; por último, envía un email, agradeciendo la reunión y poniéndote a disposición para cualquier consulta; hazlo a brevedad, así aumentarás las posibilidades de mantener una buena impresión. Finalmente, realiza tu propuesta y si es posible, envíala antes del tiempo ofrecido. 
Ten presente realizar un excelente seguimiento a tu prospecto.

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